Nous ouvrons notre outil de veille collaborative, visuelle et thématique dédié aux équipes : Pins

Matthieu Savary | 22 mai 2020

La veille, qu'elle soit purement visuelle ou simplement thématique, est essentielle à la construction d'une culture commune au sein d'une équipe. C'est aussi une démarche que nous préconisons au démarrage de tout projet : rassembler les équipes autour d’imaginaires partagés, fabriquer des repères pour créer à partir d'un référentiel commun.

Aujourd’hui, et peut-être plus encore aujourd’hui que jamais, les outils qui facilitent la collaboration sont un maillon essentiel du « bien travailler ensemble ». Et aujourd’hui plus encore qu’avant, nous aimons travailler pour les professionnels : nous exerçons ainsi pour la sécurité des agents dans le domaine du ferroviaire, pour lutter contre la pénibilité du travail dans le domaine de l’énergie et du transport de fluides, ou encore pour la gestion des flux de patients dans la santé en créant les outils et les services qui permettent à tous ces héros du quotidien selon l’expression consacrée aujourd’hui de réaliser les prouesses humaines et techniques qu’ils et elles réalisent chaque jour.

l’un des objectifs de tout outil professionnel […] doit être de réenchanter le travail, plutôt que de le réduire au point de le dénuer de tout son sens

Nous créons leurs outils, avec l’obsession permanente de l’amélioration de leur quotidien, de l’enrichissement de l’expérience que ces services peuvent leur procurer. Car non contents de réaliser ce que nos commanditaires nous demandent, nous pensons qu’il est de notre devoir de donner à voir plus, de permettre de mieux comprendre et de mieux maîtriser les tâches journalières, fussent-elles répétitives ou peu valorisées. Au risque de galvauder une nouvelle fois le terme, nous pensons que l’un des objectifs de tout outil professionnel, fut-il dédié à une tâche rébarbative et secondaire, doit être de réenchanter le travail, plutôt que de le réduire au point de le dénuer de tout son sens, plutôt que de le « procéduraliser » à outrance, plutôt que de le banaliser. Nous pensons qu’il en va de la responsabilité politique des designers et des ingénieurs — et que nos commanditaires en bénéficient aussi à terme.

Notre boîte à outil

Pour nous autres designers de la sphère dématérialisée, lorsque l’on parle d’outils de collaboration on évoque avant tout les outils de communication (ex: Slack, Teams, Meet, Zoom…), de création (ex: Photoshop, Sketch, Figma, InVision, Final Cut, After Effects…), de présentation (ex: Keynote), d’administration (ex: Payfit). Il s’agit aussi d’outils d’inspiration (ex: Pinterest), ou encore d’outils de développement (ex: Github, Heroku, Netlify, S3…). Bien entendu lorsque nous avons le culot de déborder dans le monde physique, nous n’oublions pas nos outils de plan, de modélisation (ex: Sketchup, Cinema4D) qui sont d’authentiques outils de collaboration et de communication. Et naturellement, à tout instant, le crayon, le feutre, le stylet, le papier, la souris, le trackpad, l’écran tactile nous permettent d’exprimer ce que nous nous apprêtons à nous transmettre entre nous, ou à partager avec d’autres.

Pins, vue desktop — création d'un pin

La profusion de services en ligne donne le tournis et ne simplifie pas le choix, mais chez User Studio en règle générale nous trouvons notre bonheur et nous ne sommes pas tellement contraints d'en créer : notre culture d’agence d’innovation nous recommande d'ailleurs plutôt de découvrir de nouveaux champs que de réinventer continuellement la roue ! En outre nos besoins ne sont pas extraordinairement exotiques, et nos usages correspondent très largement aux usages classiques des outils proposés. Et enfin l’entretien d’un outil custom n’est pas à prendre à la légère, il peut s’agir d’un poste particulièrement chronophage.

Parfois cependant les outils existants ne nous conviennent pas, pour un certain nombre de raisons :

  • expérience contre-intuitive, inélégante, mauvais design d’interface
  • manque de versatilité, d’adaptabilité au long cours
  • fonctions soit manquantes, soit inutiles pour nous
  • inadéquation du plan proposé par rapport à nos besoins, avec par exemple un prix prohibitif par personne
  • etc.
Pins, vue desktop — vue de détail d'un pin

En particulier nous avons dû nous résoudre, il y a quelques années, à créer, à développer et à maintenir notre propre outil de gestion de projets. Exception somme toute logique compte tenu de la place centrale qu’occupe le projet dans une agence d’innovation ou de design : chez User Studio, la terre entière tourne autour du projet. Nous avions besoin de beaucoup plus de précision quant au suivi de nos projets, par rapport au suivi proposé par les systèmes existants, ou de modalités de fonctionnement beaucoup plus souples, qui collent à nos us et coutumes plutôt que de nous imposer de nous conformer à une logique qui ne nous correspond pas.

Nous avons ainsi réalisé un gros effort d’introspection, de user research interne, de tests et d’itérations d’interfaces successives afin d’arriver à un outil qui simplifie le travail de tous chez User Studio (designers et creative techs, management, administratifs, équipe commerciale). Que ce soit sur desktop avec un dashboard complet (création de projets, suivi d’indicateurs, suivi de pipe commercial, suivi de facturation, partage de fichiers volumineux, échange de données avec nos outils de calendrier et de communication…), comme sur mobile avec un outil réduit à l’essentiel des déclarations que l’on peut avoir à réaliser alors que l’on se trouve à son poste de travail ou ailleurs. Nous y reviendrons certainement dans un article ultérieur.

Pourquoi Pins ?

si ça vous intéresse, demandez votre invitation sur getpins.app

Venons-en au sujet. Comme pour notre Dashboard de projets, nous nous sommes résolus à créer notre propre outil de veille d’équipe, organisée, pérenne, visuelle et thématique : l’outil Pins, que nous avons aujourd’hui le plaisir de partager avec nos clients et partenaires privilégiés — et peut-être avec vous aussi ? Si ça vous intéresse, demandez votre invitation sur getpins.app, selon disponibilités nous pourrions peut-être vous envoyer une invitation 😉.

La veille, qu'elle soit purement visuelle ou simplement thématique, est essentielle à la construction d’une culture commune au sein d’une équipe. Et elle n'est d'ailleurs pas seule, il existe d'autres dimensions autour desquelles se rassembler pour bâtir une culture, comme l’histoire de l'entreprise par exemple (les grands projets, les personnalités, le contexte…).

La veille c'est aussi une hygiène que nous préconisons au démarrage des projets : rassembler les équipes autour d’imaginaires partagés, fabriquer des repères pour concevoir avec un référentiel commun. Elle fait partie des outils d'inspiration du travail de création, au même titre notamment que la recherche utilisateur. Ne pas "faire de veille" en amont d'un projet c'est s'exposer à des redites assez embarassantes de concepts existants éventuellement bien exécutés…

Voici, en quelques mots, les motivations qui ont présidé à ce choix d’outil custom-made comme on les qualifie outre-Atlantique, et en particulier en regard des outils existants, candidats à l’animation d’une pareille veille d’équipe.

Pinterest

Pinterest est un génial outil de veille visuelle. Mais Pinterest n’a jamais été véritablement pensé pour les équipes, ni pour dépasser sa dimension visuelle. Il s’agit avant tout d’un outil individuel de récolte et de partage d’inspiration graphique et picturale au sein d’un réseau social mondialisé. Le partage de boards (tableaux) privés est possible, mais la logique de gestion d’équipe est inexistante (alors que c’est un sujet important pour d’évidents besoins de confidentialité et de filtrage), et la logique de recherche et de tagging est tournée vers le réseau mondial. Et c’est tant mieux, Pinterest fonctionne superbement bien dans le rôle pour lequel il a été créé !

En matière de gestion d’équipe, les boards d’InVision semblent de prime abord plus adaptés, mais à l’usage on constate rapidement que l’outil web est lourd à charger et sa connectivité aux outils de collaboration est inexistante : aucune manière d’être notifié.e d’un changement, de réaliser un suivi temporel… En outre, InVision ne propose pas de système de tagging ou de recherche qui permettraient l’un comme l’autre de trouver facilement des inspirations sauvegardées auparavant. On est prié.e de chercher à la main, ou de repartir de zéro.
Enfin on ne peut pas simplement mélanger liens et images. Hors justement, une veille est très souvent protéiforme : elle alterne entre fond et forme, et l’outil dédié à cette récolte doit refléter cette nécessité.

Slack

Slack, bien au contraire, est un génial outil de travail en équipe, hyper connecté. Mais Slack n’est pas pensé pour la veille. La recherche et le téléversement de fichiers y sont aisés, mais l’affichage en boards visuels façon Pinterest ou InVision n’aurait rien à y faire, et globalement les liens se perdent assez rapidement au sein des channels au fil des discussions endiablées qui les animent.

Alors Pins, comment ça marche ?

C’est ainsi que notre « Pinter’Slack » est né, ou, plus gracieusement, Pins. Loin de nous la prétention de faire mieux que Pinterest ou Slack, mais plutôt de tirer parti de ce qui nous correspond dans les deux services pour créer l’outil dont nous rêvions. Et en l’occurrence, de connecter ce service à notre workspace Slack, épicentre de nos communications dématérialisées.

Ainsi, Pins…

  • …exploite les fichiers téléversés par ses membres ou l’image-titre du lien qu’ils/elles partagent sous forme de galerie de pins, comme sur Pinterest
  • …rend les pins immédiatement disponibles, sauvegardables et trouvables pour chaque membre de la même équipe
  • …les publie en parallèle sur le workspace Slack de l’équipe si celui-ci est lié.

Mais aussi, Pins…

  • …reçoit les publications qui le mentionnent depuis son workspace Slack lié ( @Pins blablabla #tag #autre-tag ou blablabla #super-tag #tag @Pins )
  • …exploite le nom du channel Slack utilisé pour publier le cas échéant et les tags trouvés dans chaque pin pour créer une liste de raccourcis de recherche immédiatement accessibles
  • …fournit un affichage alternatif journalisé des pins de l’équipe à la mode de Slack.

Pins, vue desktop — aperçu de l'ajout d'un pin et de l'édition de tags

Le caractère réactif de Pins (lorsque quelque chose est publiée, elle apparaît partout simultanément) couplée à la potentielle « hyper connexion » à un workspace Slack rend l’utilisation de Pins soit très transparente, comme un grenier bien rangé consultable au besoin, soit omniprésente dans l’usage. En outre sa responsivité (l’outil s’adapte à toutes les tailles d’écran) le rend aussi pratique et rapide qu’un flux d’actualités à consulter sur son mobile pendant son trajet, que chronophage, à consulter sur sa tablette allongé.e sur son canapé.

En somme un outil aux potentiels d’usage ouverts, centraux ou discrets, à volonté.

À vous de jouer ?

Cet outil interne, nous l’avons décliné pour qu’il puisse être adopté par un public plus large qui y trouverait un intérêt.
En effet contrairement à notre outil de gestion de projet qui reflète plutôt la cuisine interne d’une entreprise qu’une vision partagée d’une activité, Pins tient probablement plus de l’outil standard, par la simplicité de son fonctionnement et l’universalité des usages qu’il adresse.

Nous le partageons aujourd’hui avec nos clients et nos partenaires privilégiés, mais s’il vous intéresse,demandez votre invitation sur getpins.app, selon les disponibilités nous pourrions peut-être vous envoyer une invitation !

https://getpins.app